Der Übergang vom traditionellen Projektmanagement zum Lean Management mit Kanban kann eine Herausforderung sein. Wir hören oft, dass Kanban-Planung schwierig ist und dass viele Teams sich weigern, den Kanban-Weg zu gehen, weil sie „nicht wissen, wie man plant“, oder besser gesagt… es gibt eine bestimmte Planung, die viele Projektmanager sogar auf dem Weg zu einem agilen Unternehmen anstreben: die gute alte Gantt-Diagramm-Planung.

Eines vorweg: Das Gantt-Diagramm eignet sich hervorragend zur Visualisierung von Abhängigkeiten oder Abläufen. Sobald du jedoch den einzelnen Arbeitselementen Anfangs- und Enddaten zuordnest, öffnet sich die Büchse der Pandora. Warum?

Denn wir haben ein Druckmittel: „Das Projekt ist im Rückstand, du wirst am Wochenende arbeiten“.

Denn wir können schlechte Entscheidungen rechtfertigen: „Ihr wollt, dass wir es bis Freitag erledigen, also tun wir es nicht, sondern tun, was wir können“.

Wir wissen, dass wir im Zeitplan liegen: „Die Karten sind grün, aber niemand weiß, was wirklich passiert“.

Wir haben noch Zeit und müssen uns nicht beeilen: „Die Aufgabe ist für 5 Tage angesetzt, also lassen wir sie mindestens so lange dauern“.

Gantt-Diagramme sind bei geringer Variabilität akzeptabel, aber für Wissensarbeit können sie zu einem echten Alptraum werden.

Wenn wir eine Marketingkampagne planen oder eine Software entwickeln, wissen wir einfach nicht, wie lange es dauern wird.

Wie erstellt man also ein genaues Gantt-Diagramm? Wir brauchen definitiv eine bessere Planung, und da kommt Kanban ins Spiel.

Sind Planung, Kalkulation und Terminierung für dich dasselbe? Nicht für mich.

Gehen wir also näher auf diese drei Definitionen ein:

Planung

Die Planung ist unser Versuch, die Arbeit so zu organisieren, dass sie ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Dies geschieht zu Beginn eines bestimmten Zeitraums oder einer bestimmten Phase des Projekts/Programms.

Wenn wir zum Beispiel ein Haus bauen, überlegen wir bei der Planung, ob wir zuerst das Fundament brauchen, zuerst die Fenster bestellen oder zuerst die Heizungsanlage wählen.

Wir sprechen über die ungefähre Zeit, die wir für die Fertigstellung des Projekts erwarten. Wir haben auch eine ungefähre Vorstellung von den Gesamtkosten.

Wenn wir genügend Informationen haben, planen wir auch Abhängigkeiten ein und versuchen, geeignete Maßnahmen zu finden, um sie zu bewältigen.

All dies ist natürlich bekannt, und es spielt keine Rolle, ob du für diesen Schritt Kanban, Lean, Scrum, Wasserfall oder etwas anderes verwendest.

Schätzen?

Grobe Schätzungen sind zwar völlig in Ordnung und werden bei der Erstellung eines Gesamtplans ohnehin vorgenommen, aber Schätzungen auf der Ebene der einzelnen Arbeitsposten sind eine ziemlich dumme Sache. Es gibt viele Gründe, warum dies nicht geschehen sollte:

Wir wissen nie, wie lange einzelne Aufgaben dauern werden.

Bei der Einschätzung des Arbeitsaufwands wecken wir in der Regel unrealistische Erwartungen.

Wenn wir schätzen müssen, fügen wir normalerweise einen großen Puffer hinzu, „man weiß ja nie“.

Aus verschiedenen Gründen werden die meisten Teams gebeten, den Aufwand für ihre Arbeit zu schätzen. Selbst Teams, die mit Stolz behaupten, agil zu arbeiten, schätzen immer noch den Arbeitsaufwand. Bei Kanbanize schätzen wir nur, ob eine Aufgabe mehr als zwei Wochen in Anspruch nehmen wird – das ist so ziemlich alles, was wir brauchen.

Gerade noch rechtzeitig!

Zeitplanung bedeutet, dass wir das Start- und Enddatum für jede Aufgabe festlegen. Die Planung von Wissensarbeit ist eine Verschwendung. Definitiv.

Wenn jemand behauptet, er könne die Arbeit eines Teams von Wissensarbeitern effektiv mehr als eine Woche im Voraus planen (was ebenfalls unwahrscheinlich ist), solltest du ihm eine Ohrfeige verpassen und nie wieder mit ihm sprechen.

Es ist kein Geheimnis, dass wir unsere Arbeit planen müssen, bevor wir sie tatsächlich tun. Wir müssen jedoch akzeptieren, dass wir keine Kontrolle über die Zukunft haben und einfach nicht wissen können, wie lange es dauern wird, nein, nicht einmal, wenn es in unserem Gantt-Diagramm steht.

Wenn wir dies akzeptieren, können wir unseren Planungsansatz von deterministisch zu probabilistisch ändern.

Die letzte Herausforderung besteht darin, zu akzeptieren, dass wir nur wissen, was jetzt – in diesem Moment – wichtig ist.

So entstand die Just-in-time-Produktion, bei der die Unternehmen nur das produzierten, was der Kunde bereits bestellt hatte. So wurde Kanban geboren – wir brauchten eine Methode, die uns bei unserer täglichen Arbeit unterstützt und mit der unvorhersehbaren Zukunft fertig wird.

Woher wissen wir, ob die Kanban-Planung korrekt ist?

Um unsere Arbeitsabläufe zu organisieren, sollten wir es vermeiden, unsere Planung und Arbeitsabschätzung ohne praktische Daten als Grundlage vorzunehmen, und uns stattdessen auf die Planung anhand echter historischer Produktivitätsdaten konzentrieren und jeden Schritt individuell anpassen.

Legen wir also das Gantt-Diagramm beiseite und ersetzen es durch den einzig sinnvollen Nachfolger: die visuelle Kanban-Planungstabelle. Was sagst du dazu?